Datenschutz
gültig ab 25.05.2018
Dein Vertrauen zu uns ist ein wichtiger Bestandteil unseres Mietverhältnisses. Unser Ziel ist es, dieses Vertrauen zu
bestätigen und respektvoll mit deinen Daten umzugehen. Die Datensicherheit und der Schutz deiner
personenbezogenen Daten sind uns daher ein wichtiges Anliegen. In der nachfolgenden Datenschutzerklärung möchten
wir dich entsprechend der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darüber informieren, wie wir deine
personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte dir zustehen.
Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten ist
MF roomservice GmbH
Am Kräherwald 159
70193 Stuttgart
+49 711 - 93 53 12 03
info@roomservice-stuttgart.de
Welche Daten verarbeiten wir und mit welcher Rechtsgrundlage?
Es gibt gesetzlich definierte Gründe (Rechtsgrundlagen) zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten. Diese Gründe sind: Zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragsdurchführung, aus berechtigtem Interesse, aus rechtlichen Verpflichtungen und nach deiner Einwilligung.
Anbahnung und Begründung des Mietverhältnisses:
Wir verarbeiten nachstehende personenbezogene Daten aus berechtigtem Interesse: Kontaktdaten wie z.B. Adresse, Mobilnummer oder E-Mail-Adresse, Daten zum Alter und Beruf, um eine Auswahl treffen und Besichtigungstermine anbieten zu können. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Mietvertragserstellung (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Diese beinhalten Kontaktdaten, Daten zum Alter und Beruf, Nachweise zur Haftpflichtversicherung, Zahlungsdaten, Adressdaten sowie Notfalldaten.
Durchführung des Mietverhältnisses:
Wir verarbeiten nachstehende personenbezogene Daten zur Erfüllung des Mietvertrages:
Sämtliche Daten aus deinem Mietvertrag zur Anlage deiner Mieterakte und zur Kontaktaufnahme zu Vertragszwecken.
Primäre Kommunikationsmedien sind E-Mails, SMS/whatsapp und Telefongespräche. Deine Kontaktdaten,
Zählerstandsdaten und Zustandsinformationen des Zimmers / der Wohnung aus deinem Übergabeprotokoll. Wenn du
uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, erheben wir die von dir gemachten Angaben und Daten (einschließlich
personenbezogener Daten), um dein Anliegen bearbeiten zu können. Hierbei werden E-Mail-Verläufe gespeichert. Eine
Aufzeichnung von Gesprächen findet nicht statt, es sei denn du hinterlässt eine Nachricht auf unserem Anrufbeantworter.
Eine solche wird abgehört und im Anschluss gelöscht. Kontaktdaten, Adressdaten, Mietvertragsdaten und Zahlungsdaten
zur Geltendmachung von Mietrückständen und -erhöhungen oder Anpassungen von Nebenkostenvorauszahlungen / -
pauschalen. Kontaktdaten, Adressdaten und Zustandsinformationen zum Zimmer / der Wohnung zur Durchführung von
Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen. Kontaktdaten, Adressdaten und Beendigungsdatum bei Kündigung des
Mietverhältnisses.
Wir verarbeiten nachstehende personenbezogene Daten aus berechtigtem Interesse:
Von der Bank bei Zahlungseingang übermittelte Daten (insbesondere Namen, IBAN, BIC, Verwendungszweck und
Zahlbeträge) zur Buchhaltung und Zahlungskontrolle. In manchen Fällen Namen und Versicherungsnachweise an den
Eigentümer des Wohnobjektes, wenn dies eine Bedingung für das Mietverhältnis mit dem Eigentümer ist.
Wir verarbeiten nachstehende personenbezogene Daten aus dem Grund der rechtlichen Verpflichtung:
Name, Adresse, Einzugsdatum für die Erstellung der Wohnungsgeberbescheinigung. Kontaktdaten, Verbrauchsdaten
und Datenfür die Ablesung von Zählerständen und die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen.
Beendigung des Mietverhältnisses:
Wir verarbeiten nachstehende personenbezogene Daten zur Erfüllung des Mietvertrages:
Kontaktdaten, Zählerstandsdaten, Zustandsinformationen des Zimmers / der Wohnung aus dem
Abnahmeprotokoll.
Wir verarbeiten nachstehende personenbezogene Daten aus berechtigtem Interesse:
Kontaktdaten und neue Adressdaten zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche aus dem Mietverhältnis.
Wir verarbeiten nachstehende personenbezogene Daten aus dem Grund der rechtlichen Verpflichtung.
Kontaktdaten, Verbrauchsdaten und Zahlungsdaten zur Erstellung einer Schlussabrechnung. Kontaktdaten und
Kontodaten zur Rückzahlung der hinterlegten Kaution.
Mit wem tauschen wir deine Daten aus?
Wir nutzen externe IT-Dienstleister, die im Auftrag von uns z.B. Serverinfrastruktur zur Verfügung
stellen oder umfangreiche IT-Lösungen (wie Cloud-Dienste oder elektronische Unterschriften) zur
Verfügung stellen.
Jeder IT-Dienstleister erfüllt hierbei gesetzliche Sicherheitsvorgaben bei der Speicherung deiner Daten.
Einen Nachweis darüber erhältst du auf Nachfrage an info@roomservice-stuttgart.de.
Wir nutzen externe Dienstleister, die im Auftrag von uns Reparatur- oder Instandhaltungsmaßnahmen, Reinigungs- und
Entrümpelungsarbeiten und sonstige Hausmeisterservices durchführen. Um die Kontaktaufnahme, falls erforderlich, mit
dir zu ermöglichen erhält ein beauftragter Dienstleister deinen
Namen, Kontaktdaten und Adressdaten. Die Weitergabe deiner Kontaktdaten zu diesem Zweck kannst du
jederzeit über info@roomservice-stuttgart.de widerrufen.
Wir übermitteln verbrauchsbezogene Daten an Versorger, die im Auftrag von uns bspw. die Stromversorgung
gewährleisten. Dies betrifft neben Stromversorgern auch Gas-, Wasser-, Heizöl- und ähnliche sonstige Versorger.
Ein Übergabetermin findet im Sinne des Vor- und Nachmieters optimalerweise zeitgleich mit beiden
Parteien statt. Zur Übergabeterminabstimmung übermitteln wir daher die entsprechenden Kontaktdaten
an den Vor-/Nachmieter. Die Weitergabe deiner Kontaktdaten zu diesem Zweck kannst du jederzeit über
info@roomservice-stuttgart.de widerrufen.
Wir nutzen einen externen Steuerberater, der im Auftrag von uns die monatliche Buchhaltung und die Erstellung von
Bilanzen macht und hierfür sämtliche Zahlungsinformationen der Bank abruft und speichert. Zur monatlichen
Buchhaltung werden zudem sämtliche Abrechnungen, Mahnungen und Mietverträge an den
Steuerberater übermittelt. Wir nutzen externe Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen, die im Auftrag von uns etwaige
aus dem Mietverhältnis entstandene Forderungen
geltend machen. Sie erhalten erforderliche personenbezogene Daten, um ihren Auftrag erfüllen zu
können. Wir übermitteln personenbezogene Daten an Behörden, Gerichte und ähnliche Dritte, die öffentliche Stellen
sind, soweit dies gemäß dem anwendbaren Recht erforderlich oder zulässig ist.
Wie lange werden deine Daten gespeichert?
Wir speichern deine personenbezogenen Daten solange sie zur Zweckerfüllung erforderlich sind. Kontaktdaten und E-Mail-Verläufe sind nicht mehr erforderlich wenn alle gegenseitigen Forderungen aus dem Mietverhältnis abgegolten sind. In der Regel ist das spätestens nach Zustellung der letzten dich betreffenden Nebenkostenabrechnung durch den Eigentümer und deren Weiterverrechnung durch uns an dich der Fall. Die Abrechnung für ein Kalenderjahr hat der Eigentümer spätestens bis zum 31.12. des Folgejahres zuzustellen. Verbrauchsdaten, vor allen Dingen Zählerstände, und Zahlungsdaten werden aus berechtigtem Interesse archiviert. Im Falle eines Rechtsstreits sind deine personenbezogenen Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss erforderlich. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Kontoauszüge sind gemäß §147 AO zehn Jahre aufzubewahren. Im Zweifel speichern wir personenbezogene Daten bis zum Ablauf der jeweils anwendbaren Verjährungsfristen, um etwaige rechtliche Ansprüche geltend machen zu können.
Welche Rechte hast du?
Du hast das Recht auf Auskunft über gespeicherte, dich betreffende personenbezogene Daten. Eine solche Auskunft umfasst neben der Art der personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorie unter anderem auch den Verarbeitungszweck, die Rechtsgrundlage, wie lange die Daten gespeichert werden und den oder die Empfänger bzw. Empfängerkategorien, denen die personenbezogenen Daten übermittelt wurden oder werden. Dieses Recht besteht allerdings nicht uneingeschränkt, denn die Rechte anderer Personen können dein Recht auf Auskunft beschränken. Du hast das Recht auf Berichtigung unrichtiger und unvollständiger personenbezogener Daten. Du hast das Recht auf Löschung dich betreffender personenbezogener Daten. Das bedeutet, dass du unter bestimmten Voraussetzungen eine Löschung dich betreffender personenbezogener Daten verlangen kannst. Das Recht auf Löschung kann gemäß § 35 BDSG beschränkt sein. Du hast das Recht auf Widerruf eingewilligter Datenverarbeitungen. Ein Widerruf gilt immer für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Einen Widerruf kannst du jederzeit an info@roomservice-stuttgart.de unter Angabe der betreffenden Daten und des Verarbeitungszweckes schicken. Du hast zudem das Recht, dich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Zur Ausübung der vorstehenden Rechte schicke uns bitte eine E-Mail an info@roomservice-stuttgart.de oder kontaktiere uns über die o.g. Anschrift.
Änderungen der Datenschutzerklärung
Von Zeit zu Zeit kann eine Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Wir behalten uns das Recht vor, Änderungen oder Ergänzungen jederzeit vorzunehmen. Wir werden dich bei Änderungen entsprechend informieren.